Guía para gerentes · Manager’s guide
CLOCKINGINNOW
De dar de alta a un trabajador a pagar la semana, con un diagrama de cada proceso.
From onboarding a worker to paying the week, with a diagram of every process.
Neuron Electric Corp
Visión general · Overview
El ciclo del gerente en 9 procesos
The manager’s cycle in 9 processes
1
Alta
Onboarding
2
Turnos
Schedules
3
Marcaje
Clock-in
4
Time Card
Review and fix
5
Descansos
Breaks
6
Aprobar y pagar
Approve and pay
7
Baja
Offboarding
8
Días libres
Days off and vacation
9
Notificaciones
Notifications
Nómina correcta
Correct payroll
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Proceso 1 de 9 · Process 1 of 9
Dar de alta a un trabajador
Onboard a worker
1 · Datos básicos
Basics
Nombre, rol y tarifa.
Name, role and rate.
2 · Turno base
Base shift
Ej.: 7:30 AM a 4:00 PM.
E.g. 7:30 AM to 4:00 PM.
3 · Acceso
Access
Huella, PIN o tarjeta.
Fingerprint, PIN or card.
4 · Descanso
Break
Regla de la compañía.
The company rule.
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Diagrama 1 · Diagram 1
Alta: quién hace qué
Onboarding: who does what
1 · Gerente / Manager
Crea al trabajador
Creates the worker
2 · Gerente / Manager
Asigna turno y tarifa
Sets shift and rate
3 · Sistema / System
Crea su acceso a la app
Creates app access
4 · Lector / Reader
Se registra huella, PIN o tarjeta
Fingerprint, PIN or card enrolled
5 · Sistema / System
Aparece en el Time Card
Appears on the Time Card
Gerente / Manager
Lector o trabajador / Reader or worker
Sistema / System
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Proceso 2 de 9 · Process 2 of 9
Programar los turnos
Schedule the shifts
1 · Elegir fechas
Pick dates
Una semana o varios meses.
One week or several months.
2 · Elegir personas
Pick people
Uno, varios o todos.
One, several or all.
3 · Poner horario
Set the hours
Entrada y salida, 12 horas.
Start and end, 12-hour.
4 · Confirmar
Confirm
Guardar y revisar el Time Card.
Save and check the Time Card.
Diagrama 2 · Diagram 2
Turnos: quién hace qué
Schedules: who does what
1 · Gerente / Manager
Elige fechas y personas
Picks dates and people
2 · Gerente / Manager
Define el horario
Sets the hours
3 · Sistema / System
Revisa horas y conflictos
Checks hours and conflicts
4 · Sistema / System
Guarda los turnos
Saves the shifts
5 · Gerente / Manager
Comprueba en el Time Card
Checks the Time Card
Gerente / Manager
Lector o trabajador / Reader or worker
Sistema / System
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Proceso 3 de 9 · Process 3 of 9
Marcaje del trabajador
Worker clock-in
1 · Marca en el lector
Taps at the reader
Tarjeta, huella o PIN.
Card, fingerprint or PIN.
2 · La cámara toma la imagen
The camera captures the image
3 · Foto y hora en el Time Card
Photo and time on the Time Card
1 · Entrada · Clock in
2 · Descanso · Break
3 · Salida · Clock out
4 · Olvidos · Misses
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Diagrama 3 · Diagram 3
Marcaje: quién hace qué
Clock-in: who does what
1 · Trabajador / Worker
Usa huella, PIN o tarjeta
Uses fingerprint, PIN or card
2 · Lector / Reader
Valida y envía el evento
Validates and sends the event
3 · Sistema / System
Registra la hora y la foto
Records time and photo
4 · Sistema / System
Muestra la marca en el Time Card
Shows the punch on the Time Card
5 · Gerente / Manager
Atiende alertas y olvidos
Handles alerts and misses
El trabajador marca en la entrada; el gerente lo ve en el sistema.
The worker clocks in at the entrance; the manager sees it in the system.
Gerente / Manager
Lector / Reader
Sistema / System
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Proceso 4 de 9 · Process 4 of 9
Revisar el Time Card
Review the Time Card
1 · Abrir la semana
Open the week
Mira el turno de cada uno.
See each shift.
2 · Leer colores
Read colors
Verde cumplió; rojo falta marca.
Green done; red missing.
3 · Corregir
Fix
Ajusta con un motivo.
Edit with a reason.
4 · Totales
Totals
La columna Horas suma la semana.
Hours sums the week.
Diagrama 4 · Diagram 4
Time Card: quién hace qué
Time Card: who does what
1 · Gerente / Manager
Abre la semana
Opens the week
2 · Sistema / System
Calcula horas netas por día
Computes net hours per day
3 · Gerente / Manager
Revisa las marcas rojas
Reviews red marks
4 · Gerente / Manager
Corrige con un motivo
Fixes with a reason
5 · Sistema / System
Recalcula los totales
Recalculates totals
✎ El CEO o el gerente puede editar esta marca.
The CEO or manager can edit this punch.
Gerente / Manager
Lector o trabajador / Reader or worker
Sistema / System
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Proceso 5 de 9 · Process 5 of 9
Configurar los descansos
Set up breaks
Se define una vez en la configuración de la compañía y el sistema lo aplica cada día.
Set once in company settings; the system applies it every day.
1
Elegir la regla
Choose the rule
Minutos, automático o marcado.
Minutes, automatic or clocked.
2
Ver el ejemplo
See the example
7:30 AM a 4:00 PM con 30 min: 8:00 netas.
7:30 AM to 4:00 PM, 30 min: 8:00 net.
3
Dar excepciones
Add exceptions
Por trabajador o puesto.
Per worker or position.
4
Consultar la ley
Check the law
Configuración, Leyes.
Settings, Laws.
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Diagrama 5 · Diagram 5
Descansos: quién hace qué
Breaks: who does what
1 · Gerente / Manager
Fija la regla en la configuración
Sets the rule in settings
2 · Sistema / System
Descuenta el descanso cada día
Deducts the break daily
3 · Sistema / System
Muestra horas netas
Shows net hours
4 · Gerente / Manager
Revisa y aprueba la semana
Reviews and approves the week
5 · Sistema / System
Congela el descuento
Freezes the deduction
Gerente / Manager
Lector o trabajador / Reader or worker
Sistema / System
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Proceso 6 de 9 · Process 6 of 9
Aprobar y pagar la semana
Approve and pay the week
1 · Revisar horas
Review hours
Extras: más de 40 horas netas.
Overtime: over 40 net hours.
2 · Aprobar
Approve
La semana queda cerrada.
The week is closed.
3 · Ver la nómina
View payroll
Pago por trabajador.
Pay per worker.
4 · Marcar pagada
Mark as paid
Queda en el historial.
Kept in the history.
Diagrama 6 · Diagram 6
Aprobar y pagar: quién hace qué
Approve and pay: who does what
1 · Gerente / Manager
Revisa horas y extras
Reviews hours and overtime
2 · Gerente / Manager
Aprueba la semana
Approves the week
3 · Sistema / System
Congela horas y descuentos
Freezes hours and deductions
4 · Sistema / System
Calcula nómina y extras
Computes payroll and overtime
5 · Gerente / Manager
Paga y marca como pagada
Pays and marks as paid
Gerente / Manager
Lector o trabajador / Reader or worker
Sistema / System
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Proceso 7 de 9 · Process 7 of 9
Dar de baja a un trabajador
Offboard a worker
Cuando alguien se va, se cierra su acceso pero se conserva su historial.
When someone leaves, access is closed but the history is kept.
1
Fecha de salida
End date
El último día trabajado.
The last day worked.
2
Turnos futuros
Future shifts
Se cierran los posteriores.
Later ones are closed.
3
Quitar acceso
Remove access
App y huella, PIN o tarjeta.
App and fingerprint, PIN or card.
4
Fuera de nómina
Off payroll
Oculto; visible si lo pides.
Hidden; visible on request.
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Diagrama 7 · Diagram 7
Baja: quién hace qué
Offboarding: who does what
1 · Gerente / Manager
Fija la fecha de salida
Sets the end date
2 · Sistema / System
Cierra los turnos futuros
Closes future shifts
3 · Sistema / System
Desactiva su acceso a la app
Disables app access
4 · Lector / Reader
Se retira huella, PIN o tarjeta
Fingerprint, PIN or card removed
5 · Sistema / System
Guarda el historial y sale de nómina
Keeps history; off payroll
Gerente / Manager
Lector o trabajador / Reader or worker
Sistema / System
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Proceso 8 de 9 · Process 8 of 9
Días libres y vacaciones
Days off and vacation
1 · Pedir
Request
El trabajador pide fechas y motivo en la app.
The worker asks for dates and a reason in the app.
2 · Revisar
Review
Aparece en Solicitudes, Pendientes.
It shows in Requests, Pending.
3 · Decidir
Decide
El gerente aprueba o rechaza.
The manager approves or rejects.
4 · Avisar
Notify
El trabajador recibe la respuesta.
The worker gets the answer.
Diagrama 8 · Diagram 8
Días libres y vacaciones: quién hace qué
Days off and vacation: who does what
1 · Trabajador / Worker
Pide días libres o vacaciones en la app
Requests days off or vacation in the app
2 · Sistema / System
Crea la solicitud pendiente y avisa
Creates the pending request and alerts
3 · Gerente / Manager
Revisa en Solicitudes
Reviews it in Requests
4 · Gerente / Manager
Aprueba o rechaza
Approves or rejects
5 · Sistema / System
Actualiza turnos y avisa al trabajador
Updates shifts and notifies the worker
Gerente / Manager
Lector o trabajador / Reader or worker
Sistema / System
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Proceso 9 de 9 · Process 9 of 9
Notificaciones
Notifications
1 · Recibir
Receive
Avisos de pagos y solicitudes.
Payment and request alerts.
2 · Leer
Read
Filtra: Todas o Sin leer.
Filter: All or Unread.
3 · Borrar una
Clear one
Desliza a la izquierda.
Swipe left.
4 · Borrar todas
Clear all
Un solo botón.
One button.
Inversión · Investment
Costos
Costs
1
Equipos e instalación
Equipment and installation
Equipos principales (precios estimados) / Main equipment (estimated prices)
Access reader (lector)
$280
Hubs
$180
Cloud
$280
Tarjetas (10)
$60
Insumos / Supplies
$210
Total estimado / Est. total
$1,010
Nota: la mano de obra se estima según la cantidad de lectores instalados.
Note: labor is estimated by the number of readers installed.
Pago único; instalación cotizada
One-time; install quoted
2
Inscripciones y mantenimiento
Subscriptions and maintenance
Plan A: $20/mes · 1 lector · anual $216
Plan A: $20/mo · 1 reader · annual $216
Plan B: $100/mes · 4 lectores · anual $1,080
Plan B: $100/mo · 4 readers · annual $1,080
Plan C: $250/mes · 8 lectores · anual $2,700
Plan C: $250/mo · 8 readers · annual $2,700
Mantenimiento: USD 250
Maintenance: USD 250
Mensual o anual (anual: 10 % de descuento)
Monthly or annual (annual: 10% off)
3
Adiestramiento al cliente
Customer training
Sesión con el gerente: turnos, Time Card y aprobación.
Manager session: shifts, Time Card and approval.
Cómo marcan los trabajadores.
How workers clock in.
Esta guía como material de apoyo.
This guide as handout.
USD 250, una sola vez
USD 250, one time
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Para recordar · To remember
Cuatro reglas clave
Four key rules
1
Semana de lunes a domingo
Monday-to-Sunday week
2
10 minutos de tolerancia
10-minute grace
3
Extras después de 40 horas netas
Overtime after 40 net hours
4
Aprobar congela la semana
Approving freezes the week
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